Power Point Kelompok 4 Manaj Layanan Sistem Informasi

Manajemen Layanan Sistem Informasi / Kelompok 4 / Layanan Transisi / 2KA19

BAB 4.

LAYANAN TRANSISI

·        PENDAHULUAN

Sering ada pemisahan antara departemen pengembangan dan operasional di dalam IT, yang telah menyebabkan banyak kegagalan di dalam mengimplementasikan layanan baru atau layanan yang berubah. Layanan transisi berkaitan dengan menjembatani kekosongan itu secara lancar, memastikan bahwa persyaratan operasional sepenuhnya dipertimbangkan dan dipenuhi sebelum segala sesuatunya pindah ke lingkungan yang langsung, termasuk dokumentasi dan pelatihan bagi pengguna dan staf pendukung. Layanan transisi juga bertanggung jawab untuk dekomisioning dan penghapusan layanan yang tidak lagi diperlukan.

Transisi yang lancar dicapai dengan mengambil paket desain layanan (PDL) yang baru atau yang sudah berubah dari tahap desain layanan, pengujian untuk memastikan bahwa paket desain layanan tersebut benar memenuhi kebutuhan bisnis, dan menggunakannya dalam lingkungan produksi.

Beberapa proses yang dijelaskan dalam fase ini juga digunakan dalam fase lainnya, khususnya pengetahuan layanan, perubahan dan aset layanan dan konfigurasi pengelolaan.

Gambar 4.1 menunjukkan tujuh proses yang ditutupi oleh transisi layanan, bersama dengan pengelolaan organisasi dan pemegang kepentingan perubahan, yang merupakan kunci dari aktivitas transisi layanan.

Dasar-dasar silabus hanya membutuhkan pengetahuan rinci dari lima daerah yang diarsir dalam diagram (yaitu manajemen perubahan, SACM, perilisan dan penyebaran manajemen, pengetahuan manajemen, dan transisi perencanaan dan dukungan), masing-masing dari lima daerah ini memiliki bab terpisah di Bagian 3. Sisa dari materi diatas dicakup di dalam bagian ini.

·        MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuan dari transisi layanan adalah untuk:

• · Mengatur ekspektasi pelanggan tentang bagaimana layanan baru atau yang berubah akan memungkinkan perubahan bisnis.

• ·        Memungkinkan pelanggan untuk mengintegrasikan perilisan secara tidak terlihat ke dalam proses dan jasa bisnis mereka.

• ·         Mengurangi variasi dalam memprediksi dan penetapan performa dalam layanan saat diperkenalkan.
• ·         Mengurangi error dan meminimalisir kemungkinan dari perubahan.
• ·         Memastikan jika layanan dapat digunakan disaat yang dibutuhkan 

Tujuan/sasarannya adalah :

1. Rencana dan mengelola sumber daya untuk memperkenalkan dan mengaktifkan layanan baru atau diubah dengan lingkungan hidup dalam biaya yang sudh di prediksi, kualitas dan waktu perkiraan
2. Meminimalkan dampak yang tidak diperkirakan pada organisasi jasa produksi, operasi dan dukungan
3. Meningkatkan pelanggan, pengguna dan kepuasan staf manajemen layanan dengan penyebaran layanan baru atau diubah, termasuk komunikasi, dokumentasi rilis, pelatihan transfer pengetahuan
4. Meningkatkan penggunaan yang benar dari layanan dan aplikasi dan teknologi yang mendasari solusi
5. Memberikan rencana yang jelas dan komprehensif yang memungkinkan keselarasan antara bisnis dan layanan transisi

Layanan transisi meliputi manajemen dan koordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk paket, membangun, menguji dan menyebarkan rilis ke dalam produksi dan untuk membangun layanan baru atau diubah sebagaimana ditentukan oleh pelanggan dan pemangku kepentingan persyaratan. layanan transisi juga mengelola transfer jasa atau membentuk penyedia layanan eksternal.

Ketika hal itu dilakukan dengan baik, layanan transisi membantu organisasi menjadi lebih lincah, dengan kemampuan dan kapasitas untuk merespon lebih cepat dan dengan kepastian yang lebih besar dari kesuksesan. Kemampuan untuk beradaptasi membuat organisasi lebih kompetitif sebagai tempat pasar menyesuaikan diri dengan perubahan ekonomi, sosial, lingkungan dan politik.

Menggabungkan akuisisi dan perubahan organisasi besar lainnya yang lebih baik dikelola, kerugian produktivitas melalui perubahan diminimalkan, dan risiko diidentifikasi dan ditangani. Hal ini juga mendasari manajemen keuangan yang sehat, perencanaan dan penganggaran untuk transisi yang efektif berarti kejutan lebih sedikit, berkurangnya gangguan, produktivitas yang lebih tinggi dan manajemen yang lebih baik. Sebagai contoh, dalam transisi yang melibatkan nonaktifnya sistem dan layanan yang ada, organisasi akan dapat mengidentifikasi peluang untuk pengurangan biaya melalui pemutusan tepat waktu kontrak, perjanjian pemeliharaan dan lisensi. Jasa baik selaras dengan kebutuhan bisnis dan, karena kebutuhan pelatihan diidentifikasi dalam perencanaan transisi, orang tahu apa yang diharapkan dari layanan baru atau apa yang harus diubah.

Singkatnya, transisi layanan yang efektif adalah bagian penting dari pemerintahan yang baik. Perubahan bisa dirangkul lebih cepat dan lebih efektif tanpa merusak bisnis, pelanggan dan karyawan semua bisa percaya dengan keyakinan lebih besar dalam hasilnya.

·        TUJUAN PROSES DAN NILAI

Bagian 3 berisi rincian tentang lima dari proses dalam fase ini. Dua proses yang tersisa dan aktivitas 'mengelola perubahan organisasi dan pemangku kepentingan' dijelaskan secara singkat di bawah.

o   Layanan Validasi dan Pengujian

Tujuan dari validasi layanan dan pengujian adalah untuk memastikan bahwa layanan baru atau diubah dan proses rilis terkait akan memenuhi kebutuhan bisnis dengan biaya yang disepakati.

Layanan validasi dan kegiatan pengujian dapat diterapkan di seluruh siklus hidup layanan untuk memberikan jaminan kualitas dari setiap aspek dari layanan. Layanan end-to-end yang lengkap perlu dipertimbangkan dan kedua komponen layanan internal dan eksternal dikembangkan disertakan.

Layanan validasi memberikan nilai dengan mencegah kegagalan layanan yang dapat merugikan penyedia layanan dan aset pelanggan, yang dapat mengakibatkan hasil seperti kehilangan reputasi, kerugian finansial, waktu tunda, cedera atau bahkan kematian.

o   Perubahan Evaluasi

Evaluasi adalah proses generik yang mempertimbangkan apakah kinerja sesuatu yang diterima, nilai uang, sesuai dengan tujuan dan apakah pelaksanaan dapat dilanjutkan berdasarkan didefinisikan dan disepakati kriteria. Tujuan evaluasi perubahan adalah :

-          Untuk mengevaluasi efek dimaksudkan perubahan dan sebanyak efek yang tidak diinginkan seperti kapasitas yang diberikan cukup praktis, sumber daya dan kendala organisasi.

-          Untuk memberikan output kualitas yang baik dari proses evaluasi sehingga manajemen perubahan dapat mempercepat keputusan yang efektif tentang apakah perubahan harus disetujui atau tidak.

-          Untuk menetapkan harapan pemangku kepentingan dengan benar.

Ruang lingkup meliputi evaluasi layanan baru atau diubah ditentukan oleh desain layanan, selama penyebaran dan sebelum transisi akhir ke lingkungan produksi.

o   Mengelola perubahan organisasi dan pemangku kepentingan

Sementara layanan transisi peran dasar adalah untuk mengimplementasikan perubahan layanan atau layanan baru, perubahan yang signifikan  akan melibatkan perubahan organisasi, mulai dari bergeraknya beberapa staf untuk bekerja dari tempat baru hingga perubahan yang penting dalam karakteristik usaha kerja (misalnya beratatap muka untuk perdagangan retail berbasis web).

Upaya perubahan gagal dalam berorganisasi atau gagal mencapai dari tujuan mereka karena perubahan dan transisi tidak dipimpin, dikelola dan dipantau secara efisien di seluruh organisasi dan seluruh proses perubahan. oleh karena itu layanan transisi perlu memastikan bahwa setiap dampak seperti dianggap dan dibawa ke perhatian dari pemangku kepentingan terkait untuk memastikan bahwa organisasi siap untuk menerima dan menggunakan layanan baru ketika diperkenalkan.

·        TANTANGAN

Membangun transisi layanan yang efektif dapat menjadi tantangan. Berikut ini adalah beberapa masalah yang bisa timbul dan harus dikelola dengan:

-          Memastikan bahwa semua kegiatan perubahan didorong melalui transisi layanan.

-          Menyeimbangkan kebutuhan yang berkembang dari bisnis terhadap kebutuhan untuk melindungi layanan hidup (yaitu menjadi responsif dengan tetap mempertahankan perlindungan yang sesuai).

-          Mengintegrasikan dengan siklus pengembangan dan kehidupan proyek yang secara tradisional bersifat independen.

-          Memiliki wewenang dan pemberdayaan yang tepat untuk menjalankan proses seperti yang didefinisikan.

Mengelola persepsi masyarakat sehingga proses tidak dipandang sebagai penghalang untuk mengubah atau sebagai lebih dari birokrasi.

Pengambilan Keputusan Dalam Organisasi (pert 4)

a.)    Pengertian Keputusan

Menurut James A.F. Stoner, keputusan adalah pemilihan di antara alternatif-alternatif. Definisi ini mengandung tiga pengertian, yaitu:

1.)    Ada pilihan atas dasar logika atau pertimbangan

2.)    Ada beberapa alternatif yang harus dipilih salah satu yang terbaik

3.)    Ada tujuan yang ingin dicapai, dan keputusan itu makin mendekatkan pada tujuan tersebut

Menurut Ralp C. Davis, keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Suatu keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan. Keputusan harusmenjawab pertanyaan tentang apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan. Keputusan dapat pula berupa tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula.

Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo, SH., keputusan adalah suatu pengakhiran dari proses pemikiran tentang suatu masalah atau problema untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan pada suatu alternatif.

b.)    Pengertian Pengambilan Keputusan

Stephen P. Robbins menyatakan bahwa pembuatan keputusan merupakan suatu proses yang meliputi delapan langkah termasuk identifikasi dan formulasi masalah, memilih salah satu alternatif, dan mengevaluasi efektivitas keputusan. Jadi, pembuatan keputusan tidak hanya sekedar memilih diantara alternatif-alternatif, melainkan merupakan suatu proses yang menyangkut kegiatan tertentu.

Dalam buku “Perilaku dan Manajemen Organisasi Jilid 2”, pengambilan keputusan didefinisikan sebagai proses memilih tindakan tertentu dalam menghadapi masalah atau menangani kesempatan yang ada.

Menurut George R. Terry, pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

Menurut Sondang P. Siagian, pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat.

c.)    Dasar Pengambilan Keputusan

Menurut George R.Terry dan Brinckloe disebutkan dasar-dasar pendekatan dari pengambilan keputusan yang dapat digunakan yaitu:

1)      Intuisi

Pengambilan keputusan yang didasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.

2)      Pengalaman

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat diperhitungkan untung ruginya terhadap keputusan yang akan dihasilkan. Orang yang memiliki banyak pengalaman tentu akan lebih matang dalam membuat keputusan akan tetapi, peristiwa yang lampau tidak sama dengan peristiwa yang terjadi kini.

3)      Fakta

Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.

4)      Wewenang

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.

5)      Logika/Rasional

Pengambilan keputusan yang berdasarkan logika ialah suatu studi yang rasional terhadap semuan unsur pada setiap sisi dalam proses pengambilan keputusan. Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan. Pada pengambilan keputusan secara logika terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

o   Kejelasan Masalah

o   Orientasi Tujuan: kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai

o   Pengetahuan Alternatif: seluruh alternatif diketahui jenisnya dan konsekuensinya

o   Preferensi yang Jelas: alternatif bisa diurutkan sesuai criteria

o   Hasil Maksimal: pemilihan alternatif terbaik didasarkan atas hasil ekonomis yang maksimal.

d.)    Tahap Pengambilan Keputusan

Menurut Herbart A. Simon, setidaknya ada tiga tahap yang ditempuh dalam pengambilan keputusan, yaitu: (1) Tahap penyelidikan; tahap ini dilakukan dengan mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan. Pada tahap ini data mentah yang diperoleh, diolah dan diuji serta dijadikan petunjuk untuk mengetahui atau mengenal persoalan. (2) Tahap perancangan; pada tahap ini dilakukan pendaftaran, pengembangan, penganalisaan arah tindakan yang mungkin dilakukan dan (3) Tahap pemilihan; pada tahap ini dilakukan kegiatan pemilihan arah tindakan dari semua yang ada.

        2.     Jenis-Jenis Keputusan Organisasi

Para peneliti dalam bidang pengambilan keputusan telah mengembangkan beberapa klasifikasi  tipe keputusan. Kebanyakan klasifikasi ini serupa satu sama lain, yang berbeda hanya terminologi atau istiah yang digunakan. Herbert Simon membedakan dua tipe keputusan:

a.)    Keputusan Terprogram

Ketika situasi tertentu sering terjadi, sebuah prosedur rutin akan dibuat untuk mengatasi situasi tersebut. Sebuah keputusan disebut keputusan terprogram jika bersifat berulang,rutin, dan memiliki prosedur penanganan yang baku.

b.)    Keputusan tidak Terprogram

Sebuah keputusan disebut keputusan tidak terprogram ketika benar-benar baru dan belum terstruktur . tidak ada prosedur yang pasti dalam menangani masalah tersebut, baik karena belum pernah ditemukan situasi yang sama sebelumnya, aau karena bersifat sangat kompleks atau sangat penting. Keputusan seperti ini membutuhkan penanganan khusus.

Pengambilan keputusan berkisar dari sangat rutin dan baku (terprogram) sampai kompleks (tidak dapat diprogram). Untuk maksud klasifikasi, maka pada dasarnya ada tiga tingkat pengambilan keputusan.

1.)    Pengambilan keputusan tingkat strategis

Pengambilan keputusan tingkat strategis misalnya perluasan pabrik, penentuan produksi, penggabungan, penggolongan, pengeluaran modal dan sebagainya.

2.)    Pengambilan keputusan tingkat taktis.

Pengambilan keputusan taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan inii berhubungan dengan bidang-bidang seperti perumusananggaran, analisis aliran dana, penentuan tata ruang pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produksi serta penelitian dan pengembangan.

3.)    Pengambilan keputusan tingkat teknis.

Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses yang dapat menjami bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilaksanakan dalam cara efektif dan efisien. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan inventaris dan penempatan karyawan.

        3.     Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan

Menurut Terry (1989) faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengambil keputusan sebagai berikut:

a)      Hal-hal yang berwujud maupun tidak berwujud, yang emosional maupun rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan

b)      Setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi

c)      Setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, perhatikan kepentingan orang lain;

d)     Jarang sekali ada 1 pilihan yang memuaskan

e)      Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental. Dari tindakan mental ini kemudian harus diubah menjadi tindakan fisik

f)       Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama

g)      Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang baik

h)      Setiap keputusan hendaknya dikembangkan, agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu betul

i)        Setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan berikutnya.

Menurut John D. Millet, faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan:

a)      Pria dan wanita

b)      Peranan Pengambil Keputusan

c)      Keterbatasan Kemampuan

Pendapat lain mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan:

a)      Posisi/ kedudukan

Dalam kerangka pengambilan keputusan, posisi/kedudukan seseorang dapat dilihat dalam hal berikut.

o   Letak posisi; dalam hal ini apakah is sebagai pembuat keputusan (decision maker), penentu keputusan (decision taker) ataukah staf (staffer).

o   Tingkatan posisi; dalam hal ini apakah sebagai strategi, policy, peraturan, organisasional, operasional, teknis.

b)      Masalah

Masalah atau problem adalah apa yang menjadi peng-halang untuk tercapainya tujuan, yang merupakan penyimpangan daripada apa yang diharapkan, direncanakan atau dikehendaki dan harus diselesaikan.

Masalah dapat dibagi ke dalam dua jenis, yaitu:

o   Masalah terstruktur (well structured problems), yaitu masalah yang logis, dikenal dan mudah diidentifikasi.

o   Masalah tidak terstruktur (ill structured problems), yaitu masalah yang masih baru, tidak biasa, dan informasinya tidak lengkap.

Dapat pula dibagi sebagai berikut.

o   Masalah rutin, yaitu masalah yang sifatnya sudah tetap, selalu dijumpai dalam hidup sehari-hari.

o   Masalah insidentil, yaitu masalah yang sifatnya tidak tetap, tidak selalu dijumpai dalam hidup sehari-hari.

c)      Situasi

Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan, yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat.

d)     Kondisi

Kondisi adalah keseluruhan dari faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya ber-buat atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor-faktor tersebut merupakan sumber daya-sumber daya.

e)      Tujuan

Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan perorangan, tujuan unit (kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha, pada umumnya telah tertentu/ telah ditentukan. Tujuan yang ditentukan dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan antara atau objective.

        4.     Implikasi Manajerial

Implikasi manajerial pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai keterlibatan pengambilan keputusan dalam proses manajemen di suatu organisasi. Dalam kegiatan berorganisasi pasti akan menemui situasi dimana harus dilakukannya satu atau lebih pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan merupakan hal penting di dalam organisasi. Keputusan yang tepat mampu membawa organisasi menuju tujuannya, sebaliknya keputusan yang tidak tepat dapat membuat organisasi gagal mencapai tujuannya.

Pengambilan keputusan merupakan peranan manajer yaitu peran desisional. Seorang manajer yang efektif adalah pimpinan atau manajer yang mampu membuat kebijakan dan mengambil keputusan yang relavan. Organisasi hanya akan berfungsi jika para pemimpin atau manajer memiliki kemampuan mengambil keputusan dan memerintahkan pelaksanaannya kepada anggota organisasi.

Fungsi manajemen penuh dengan pembuatan berbagai keputusan. Menghadapi masalah yang makin kompleks, manajer harus membuat keputusan mengenai tindakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Setiap keputusan akan membawa risiko, yaitu berhasil, kurang berhasil, atau gagal dalam menyelesaikan masalah.

 

DAFTAR PUSTAKA

1)      Anggadini, Sri Dewi. 2013. Analisis Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer dalam Proses Pengambilan Keputusan. Majalah Ilmiah UNIKOM. Vol.11, No.2.

2)      Anonim. 2010. Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan [.ppt]. http://www.mdp.ac.id/materi/2012-2013-1/si348/052116/si348-052116-584-1.ppt, diakses tanggal 9 Mei 2015.

3)      Anzizhan, Syarafuddin. 2004. Sistem Pengambilan Keputusan Pendidikan. Jakarta: Grasindo.

4)      Ivancevich, John M., Robert Konopaske, dan Michael T. Matteson. 2005. Perilaku dan Manajemen Organisasi Jilid 2. Jakarta: Erlangga.

5)      Kertonegoro, Sentanoe. 1994. Manajemen Organisasi. Jakarta: Widya Press Jakarta.

6)      Moorhead, Gregory dan Ricky W. Griffin. 2010. Perilaku Organisasi: Manajemen Sumber Daya Manusia dan Organisasi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

7)      Robbins, Stephen P. 2006. Organizational Behaviour (tenth edition). New Jersey: Prentice Hall Inc.

8)      Robbins, Stephen P. dan Mary Coulter. 2005. Management, eight edition. Erlangga: Jakarta.

9)      Sabri, Ahmad. 2013. Kebijakan dan Pengambilan Keputusan dalam Lembaga Pendidikan Islam. Jurnal Al-Ta’lim. Vol.1, No.5.