LAYANAN
TRANSISI
·
PENDAHULUAN
Sering ada
pemisahan antara departemen pengembangan dan operasional di dalam IT, yang
telah menyebabkan banyak kegagalan di dalam mengimplementasikan layanan baru
atau layanan yang berubah. Layanan transisi berkaitan dengan menjembatani
kekosongan itu secara lancar, memastikan bahwa persyaratan operasional
sepenuhnya dipertimbangkan dan dipenuhi sebelum segala sesuatunya pindah ke
lingkungan yang langsung, termasuk dokumentasi dan pelatihan bagi pengguna dan
staf pendukung. Layanan transisi juga bertanggung jawab untuk dekomisioning dan
penghapusan layanan yang tidak lagi diperlukan.
Transisi yang
lancar dicapai dengan mengambil paket desain layanan (PDL) yang baru atau yang
sudah berubah dari tahap desain layanan, pengujian untuk memastikan bahwa paket
desain layanan tersebut benar memenuhi kebutuhan bisnis, dan menggunakannya
dalam lingkungan produksi.
Beberapa proses
yang dijelaskan dalam fase ini juga digunakan dalam fase lainnya, khususnya
pengetahuan layanan, perubahan dan aset layanan dan konfigurasi pengelolaan.
Gambar
4.1 menunjukkan tujuh proses yang ditutupi oleh transisi layanan, bersama
dengan pengelolaan organisasi dan pemegang kepentingan perubahan, yang merupakan
kunci dari aktivitas transisi layanan.
Dasar-dasar silabus hanya membutuhkan pengetahuan
rinci dari lima daerah yang diarsir dalam diagram (yaitu manajemen perubahan,
SACM, perilisan dan penyebaran manajemen, pengetahuan manajemen, dan transisi
perencanaan dan dukungan), masing-masing dari lima daerah ini memiliki bab
terpisah di Bagian 3. Sisa dari materi diatas dicakup di dalam bagian ini.
·
MAKSUD
DAN TUJUAN
Tujuan dari transisi layanan adalah untuk:
- · Mengatur ekspektasi pelanggan tentang bagaimana layanan baru atau yang berubah akan memungkinkan perubahan bisnis.
- · Memungkinkan pelanggan untuk mengintegrasikan perilisan secara tidak terlihat ke dalam proses dan jasa bisnis mereka.
- · Mengurangi variasi dalam memprediksi dan penetapan performa dalam layanan saat diperkenalkan.
- · Mengurangi error dan meminimalisir kemungkinan dari perubahan.
- · Memastikan jika layanan dapat digunakan disaat yang dibutuhkan
Tujuan/sasarannya
adalah :
- Rencana dan mengelola sumber daya untuk memperkenalkan dan mengaktifkan layanan baru atau diubah dengan lingkungan hidup dalam biaya yang sudh di prediksi, kualitas dan waktu perkiraan
- Meminimalkan dampak yang tidak diperkirakan pada organisasi jasa produksi, operasi dan dukungan
- Meningkatkan pelanggan, pengguna dan kepuasan staf manajemen layanan dengan penyebaran layanan baru atau diubah, termasuk komunikasi, dokumentasi rilis, pelatihan transfer pengetahuan
- Meningkatkan penggunaan yang benar dari layanan dan aplikasi dan teknologi yang mendasari solusi
- Memberikan rencana yang jelas dan komprehensif yang memungkinkan keselarasan antara bisnis dan layanan transisi
Layanan transisi
meliputi manajemen dan koordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk paket,
membangun, menguji dan menyebarkan rilis ke dalam produksi dan untuk membangun
layanan baru atau diubah sebagaimana ditentukan oleh pelanggan dan pemangku
kepentingan persyaratan. layanan transisi juga mengelola transfer jasa atau
membentuk penyedia layanan eksternal.
Ketika hal itu
dilakukan dengan baik, layanan transisi membantu organisasi menjadi lebih
lincah, dengan kemampuan dan kapasitas untuk merespon lebih cepat dan dengan
kepastian yang lebih besar dari kesuksesan. Kemampuan untuk beradaptasi membuat
organisasi lebih kompetitif sebagai tempat pasar menyesuaikan diri dengan
perubahan ekonomi, sosial, lingkungan dan politik.
Menggabungkan
akuisisi dan perubahan organisasi besar lainnya yang lebih baik dikelola,
kerugian produktivitas melalui perubahan diminimalkan, dan risiko
diidentifikasi dan ditangani. Hal ini juga mendasari manajemen keuangan yang
sehat, perencanaan dan penganggaran untuk transisi yang efektif berarti kejutan
lebih sedikit, berkurangnya gangguan, produktivitas yang lebih tinggi dan
manajemen yang lebih baik. Sebagai contoh, dalam transisi yang melibatkan
nonaktifnya sistem dan layanan yang ada, organisasi akan dapat mengidentifikasi
peluang untuk pengurangan biaya melalui pemutusan tepat waktu kontrak,
perjanjian pemeliharaan dan lisensi. Jasa baik selaras dengan kebutuhan bisnis
dan, karena kebutuhan pelatihan diidentifikasi dalam perencanaan transisi,
orang tahu apa yang diharapkan dari layanan baru atau apa yang harus diubah.
Singkatnya,
transisi layanan yang efektif adalah bagian penting dari pemerintahan yang
baik. Perubahan bisa dirangkul lebih cepat dan lebih efektif tanpa merusak
bisnis, pelanggan dan karyawan semua bisa percaya dengan keyakinan lebih besar
dalam hasilnya.
·
TUJUAN PROSES DAN NILAI
Bagian 3 berisi
rincian tentang lima dari proses dalam fase ini. Dua proses yang tersisa dan
aktivitas 'mengelola perubahan organisasi dan pemangku kepentingan' dijelaskan
secara singkat di bawah.
o
Layanan Validasi dan Pengujian
Tujuan dari
validasi layanan dan pengujian adalah untuk memastikan bahwa layanan baru atau
diubah dan proses rilis terkait akan memenuhi kebutuhan bisnis dengan biaya
yang disepakati.
Layanan validasi
dan kegiatan pengujian dapat diterapkan di seluruh siklus hidup layanan untuk
memberikan jaminan kualitas dari setiap aspek dari layanan. Layanan end-to-end
yang lengkap perlu dipertimbangkan dan kedua komponen layanan internal dan
eksternal dikembangkan disertakan.
Layanan validasi
memberikan nilai dengan mencegah kegagalan layanan yang dapat merugikan
penyedia layanan dan aset pelanggan, yang dapat mengakibatkan hasil seperti
kehilangan reputasi, kerugian finansial, waktu tunda, cedera atau bahkan
kematian.
o
Perubahan Evaluasi
Evaluasi adalah
proses generik yang mempertimbangkan apakah kinerja sesuatu yang diterima,
nilai uang, sesuai dengan tujuan dan apakah pelaksanaan dapat dilanjutkan
berdasarkan didefinisikan dan disepakati kriteria. Tujuan evaluasi perubahan
adalah :
-
Untuk mengevaluasi efek dimaksudkan
perubahan dan sebanyak efek yang tidak diinginkan seperti kapasitas yang
diberikan cukup praktis, sumber daya dan kendala organisasi.
-
Untuk memberikan output kualitas yang
baik dari proses evaluasi sehingga manajemen perubahan dapat mempercepat
keputusan yang efektif tentang apakah perubahan harus disetujui atau tidak.
-
Untuk menetapkan harapan pemangku
kepentingan dengan benar.
Ruang lingkup
meliputi evaluasi layanan baru atau diubah ditentukan oleh desain layanan,
selama penyebaran dan sebelum transisi akhir ke lingkungan produksi.
o
Mengelola perubahan organisasi dan
pemangku kepentingan
Sementara
layanan transisi peran dasar adalah untuk mengimplementasikan perubahan layanan
atau layanan baru, perubahan yang signifikan
akan melibatkan perubahan organisasi, mulai dari bergeraknya beberapa
staf untuk bekerja dari tempat baru hingga perubahan yang penting dalam
karakteristik usaha kerja (misalnya beratatap muka untuk perdagangan retail
berbasis web).
Upaya perubahan
gagal dalam berorganisasi atau gagal mencapai dari tujuan mereka karena
perubahan dan transisi tidak dipimpin, dikelola dan dipantau secara efisien di
seluruh organisasi dan seluruh proses perubahan. oleh karena itu layanan
transisi perlu memastikan bahwa setiap dampak seperti dianggap dan dibawa ke
perhatian dari pemangku kepentingan terkait untuk memastikan bahwa organisasi
siap untuk menerima dan menggunakan layanan baru ketika diperkenalkan.
·
TANTANGAN
Membangun
transisi layanan yang efektif dapat menjadi tantangan. Berikut ini adalah
beberapa masalah yang bisa timbul dan harus dikelola dengan:
-
Memastikan bahwa semua kegiatan
perubahan didorong melalui transisi layanan.
-
Menyeimbangkan kebutuhan yang berkembang
dari bisnis terhadap kebutuhan untuk melindungi layanan hidup (yaitu menjadi
responsif dengan tetap mempertahankan perlindungan yang sesuai).
-
Mengintegrasikan dengan siklus pengembangan
dan kehidupan proyek yang secara tradisional bersifat independen.
-
Memiliki wewenang dan pemberdayaan yang
tepat untuk menjalankan proses seperti yang didefinisikan.
Mengelola persepsi
masyarakat sehingga proses tidak dipandang sebagai penghalang untuk mengubah
atau sebagai lebih dari birokrasi.
No comments:
Post a Comment